Jak zorganizować konferencję – 6 wskazówek

Kluczem do udanej konferencji firmowej, biznesowej czy naukowej jest realizowanie dokładnie przemyślanego planu. Najlepiej skupić się na ofercie hoteli, dzięki którym przynajmniej część organizacji spocznie na barkach jego pracowników. Ty musisz jednak zadbać o wiele ważnych detali. Oto 6 wskazówek, jak przygotować konferencję!

1. Ustal budżet

Odpowiedz sobie na pytania, kto ma zasponsorować konferencję i ile pieniędzy można na nią przeznaczyć. Dzięki temu będziesz wiedzieć, jak dużo osób możesz zaprosić, czy zorganizować im nocleg oferowany przez hotel, czy potrzebujesz cateringu z zewnątrz, czy skusisz się na ten hotelowy i tym podobne.

2. Przygotuj dokładny plan konferencji

Jeśli chodzi o sale konferencyjne Sopot ma wiele ciekawych hoteli, w których można zorganizować konferencję, ale trzeba uprzednio zarezerwować ścisły termin korzystania z sali. Co więcej, w dobrych hotelach sal jest kilka, dlatego należy określić liczebność uczestników, a także określić rodzaj konferencji – aby pracownicy hotelu mogli przygotować konkretny sposób ustawienia krzeseł i stołów w sali konferencyjnej.

3. Wybierz prelegentów

Każda konferencja opiera się na licznych przemowach, dlatego musisz ustalić kto i o czym będzie mówił, aby spotkanie było interesujące i aby każdy wyniósł z niego wiele przydatnych informacji.

4. Ustal terminy

Zarezerwuj termin w hotelu, który będzie odpowiadał Ci pod kątem dostępności określonej sali oraz liczny miejsc noclegowych. Jeśli chodzi o Aqua Hotel Sopot, weekendowe terminy są tu oblegane, dlatego konferencję należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem.

5. Zarezerwuj nocleg i catering

Ustalenie planu w postaci przebiegu konferencji i liczebności uczestników jest tak ważne głównie dlatego, że hotel musi mieć czas, aby przygotować nie tylko sale konferencyjne, ale również posiłki. Najczęściej spotkania tego typu kończą się bankietami w specjalnie zarezerwowanej do tego celu sali ze stołem szwedzkim, aperitifem i innymi atrybutami typowymi dla konferencji. Warto ustalić także, w jakich pokojach rozlokować uczestników, oraz należycie ich powitać – na przykład wręczając w holu hotelowym lampkę szampana, napoje chłodzące lub przekąski oraz identyfikatory, o których wydrukowanie również należy zadbać.

6. Wypromuj konferencję

Poinformuj wszystkich, których chcesz zobaczyć na konferencji, o terminie, miejscu oraz planie wydarzenia. Wydrukuj plan spotkania, aby każdy miał jasność, co go czeka. Daj prelegentom odpowiednio dużo czasu, aby zdążyli przygotować swoje wystąpienia.

Organizacja konferencji, bez względu na jej charakter i liczebność, to spore obciążenie dla osób, którym zostało powierzone to zadanie. Dlatego też warto część prac oddelegować, aby nie martwić się na przykład o catering, przygotowanie pokoi czy powitanie uczestników. Najlepsze hotele, które często goszczą gości biznesowych, są doskonale przygotowane do tego typu zadań – kontaktując się z nimi, z pewnością uzyskasz wiele informacji, które będą Ci potrzebne, aby zorganizować ciekawą konferencję i włożyć w to jak najmniej wysiłku, otrzymując najlepszy rezultat.